第二节 高校物资、教材、设备采购的规范与程序

高校物资、教材、设备采购活动作为学校预算支出的重要内容，是高校对内部经济进行调控的有效手段之一。所以也是高校腐败高发区，因此，国家财政部门和教育部要求各高校严格执行高校采购制度，严格规范高校采购程序，实行阳光采购。

一 规范高校物资、教材、设备采购工作的重要性

（一）规范高校物资、教材、设备采购的本质要求

规范高校物资、教材、设备采购工作，就是要建立一整套完善的“高校物资、教材、设备采购管理制度”，通过制度来规范采购的操作方式和程序，增加采购工作透明度，防止暗箱操作，保证公开、公平、公正竞争，同时通过制度，对采购实行有效的全过程监督机制，建立采购工作的公开化、民主化、制度化运行机制。以最终达到提高经费的使用效益和采购质量的目的。

（二）规范高校物资、教材、设备采购的意义和作用

规范高校采购，既有利于合理配置资源，节约资金；又有利于提高资金使用效率，维护学校的经济利益；更有利于树立高校各级领导干部廉洁奉公的良好形象。同时，规范高校采购制度是节减财政支出、提高资金使用效益的有效途径；是廉洁从政、树立政府良好作风的有效措施。

（三）高校物资、教材、设备采购管理制度内涵

所谓完善的“高校物资、教材、设备采购管理制度”，其内容应包括目标和原则，从立项到设备运行等采购全过程进行规范。在政策上应体现出强制性与限制性的特点：如实施对采购部门的限制性，明确采购部门的职责；实行采购方式的限制性，规定一定金额必须招标采购。高校的物资采购属政府采购和集中采购的范畴，决定着其强制性与限制性贯穿采购的全过程。各采购环节应建立目标责任制，包括人员责任、立项计划、论证责任、采购合同责任、验收责任、监察责任等。

二 高校物资、教材、设备采购的制度和管理；

（一）政府采购制度

高校物资、教材、设备的采购，实质上都应纳入各地方政府采购。在政府采购目录以内或采购限额以上的，要求纳入政府采购制度的管理，按省、市政府采购管理办法的规定执行，即统一到所在市区的政府采购公开招投标。

政府采购，也称公共采购，是指各级政府及其所属实体为提供社会公共产品和服务及满足自身需要，在财政的监督下，以招标方式从国内外市场上为政府部门或所属公共部门购买所需商品和服务的经常性活动。其基本原则是：公开、公平、公正和自由竞争。政府采购制度是在长期的政府采购实践中形成的对政府采购行为进行管理的一系列法规、政策和制度的总称。其基本内容体现在以下几个方面：

1.采购政策，其中最重要的是采购目标和原则，它是政府采购制度的灵魂。

2.采购的方式和程序，它是政府采购制度的核心内容。

3.政府采购的组织管理，它是政府采购制度有效运行的基础。

4.救济制度，它是制度规则受到损害时依靠制度的权威对制度的强制性维护。

按政府采购的公开程度划分可分为公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、询价采购和单一来源采购五种方式。

（二）高校内部采购制度

在政府采购目录以外或在采购限额以下的高校采购，为了加强对物资、教材、设备采购的监督管理，防止采购过程中的不正当行为发生和学校资金的流失，各高校也会参照政府采购制度制定相应的《物资、教材、设备采购管理办法（或规定）》，由学校内部相关部门负责采购工作。各高校采购限制金额一般控制在1万元—3万元。采购方式同样可以有公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、询价采购和单一来源采购五种方式。

（三）高校物资、教材、设备采购工作的规章制度建设

高校的物资、设备及教材采购规章制度应置于学校的系统规划下，其内容应包括采购的目标和购置原则，从立项到设备运行等采购全过程进行规范。而重点则应放在立项审批、采购管理和合同及验收上，建立相应管理制度：

1.立项审批制度：包括计划制订与审查，计划的论证是否合理、科学，可行性研究是否充分，目标是否一致；采购计划与使用计划是否符合教学计划要求。

2.限额与采购方式选择制度：要明确采购部门的职责，实行采购方式的限制性，规定一定金额以上必须通过招标采购，且须明确招标方式，应公开招标的，一定要分开招标。

3.合同管理责任制度：包括合同的起草，把关，审批的流程，明确各参与方，如采购部门、监察、法律顾问、领导审批的权限、责任等。

4.验收制度：应明确验收人员组成，验收程序，是否达到招标时的技术要求，对应验收对象的数量、规格、型号等的符合性进行检查。

三 高校物资、教材、设备采购的工作流程

（一）高校物资、教材、设备采购的操作流程

1.招标采购的一般流程

按照《中华人民共和国招标投标法》的规定，招标分为公开招标和邀请招标两种形式。高等学校采购招标工作必须按照招标、投标、开标、评标、定标、签订合同等基本程序进行。

（1）招标材料的准备。招标前高校使用部门和学校资产管理部门应负责招标材料的准备工作，招标材料包括：

①采购业务基本情况说明：包括采购标的、型号、规格、参数等采购业务特性、近年采购情况等。

②招标方式说明：宜采用招标方式（公开招标或邀请招标）、划分标段的理由及具体划分情况。

③评标建议：对评标方式、评标标准等提出建议。

④财务建议：主要说明招标后价款的结算付款事宜。

⑤招标文件：向投标人提出任务、条件和要求，作为评标的依据和订立合同的基础。招标文件内容必须包括投标人资质要求、技术要求、服务要求、报价办法和要求、报价表、对投标书的要求等。

（2）招标申请：向学校领导提交实施某项招标采购的申请报告及相关资料。

（3）项目审查：由学校分管领导审批本次招标申请，重大项目提交学校办公会议审批。

（4）招标项目登记及安排招投标会议时间、印制招标文件。（如政府采购，则高校选择好代理机构，由代理机构负责。以下同）

（5）发布招标信息、接收投标报名。在报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告，告知投标要求、报名截至时间、开标时间等相关信息；接受投标报名。

（6）投标资格审查。按照招标相关法规规定和本次招标的要求，由代理机构对投标人进行基本资质审查，合格者方具有正式投标人资格。对具有正式投标资格的代理商发放招标文件。

（7）开标。投标人应当按招标文件规定的时间和地点送达投标文件，招标人在投标文件上标明签收时间；在招标文件规定的截至时间后送达的投标文件，招标人应当拒收；开标前，任何人均不得开启投标文件；提交投标文件的投标人少于三个时，应当依法重新组织招标。

开标须有下列人员参加：投标人、采购代理和采购单位采购代表、监察等相关人员。

（8）评标。评标一般可采用综合评分法或有效最低价两种方式。

一是计分评标由评委按评标标准打分，然后按得分由高到低直接产生中标供应商；

二是有效最低价指评委初审后，对投标人的有效报价进行排序，然后按报价由低到高确定中标供应商。

中选的投标人应当符合下列条件之一：

①满足招标文件各项要求，并考虑各种优惠及税收等因素，在合理条件下所报投标价格最低（设有中标底价时，投标价格低于中标底价的除外）；

②最大满足招标文件中规定的综合评价标准。

评标小组完成评标后，应当由评标委员会提出书面评标报告，推荐中标候选人，或经采购部门授权，直接确定中标人。

（9）发放中标通知书及签订合同。招标人应当将中标结果书面通知所有投标人。

采购管理部门与中标人应当按照招标书的要求、投标人的投标书、招投标谈判结果、服务要求、结算方式以及构成合同的其他要件签订书面合同。为保证合同履行，签订合同时，招标文件要求中标人提交履约保证金或保证书的，中标人应当提交。

2.竞争性谈判采购的一般流程

（1）项目申请和审批：使用部门向学校采购管理部门提交实施某项竞争性谈判采购的申请报告及相关资料，由学校采购管理部门审批，重大项目提交学校领导审批。

（2）提供说明材料：使用部门对该项采购业务进行详细说明，供谈判小组参考。

（3）成立谈判小组：参照评标委员会产生的规定组成谈判小组。

（4）制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（5）确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商中确定参加谈判的供应商，一般不少于三家，并向其提供谈判文件。

（6）谈判：谈判小组所有成员集中与各供应商分别进行单独谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（7）确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向学校集中采购管理部门推荐，或经集中采购管理部门授权，直接确定成交供应商。

（8）将结果通知所有参加谈判的供应商并与成交供应商签订合同。

3.询价采购的一般流程

（1）项目申请和审批：使用单位向学校集中采购管理部门提交实施某项询价采购的申请报告及相关资料，由学校分管领导审批，重大项目提交校长办公会议审批。

（2）提供说明材料：使用单位对采购业务进行详细说明，供询价小组参考。

（3）成立询价小组：参照评标委员会产生的规定组成询价小组。询价小组对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。

（4）确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中选取被询价的供应商，一般不少于三家，并向其发出询价通知书让其报价。

（5）询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

（6）确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向学校集中采购管理部门推荐或直接确定成交供应商。

（7）将结果通知所有被询价的供应商并与成交供应商签订合同。

4.单一来源采购的一般流程

（1）项目申请和审批：使用单位向学校集中采购管理部门提交实施某项单一来源采购的申请报告及相关资料，由学校分管领导审批，重大项目提交校长办公会议审批。

（2）提供说明材料：使用单位对采购业务进行详细说明，供单一来源谈判小组参考。

（3）成立单一来源采购谈判小组：参照评标委员会产生的规定组成谈判小组。

（4）谈判：就项目的技术、服务和价格展开谈判，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

（5）签订合同：按照双方谈判结果签订采购合同。

（二）信息化条件下规程标准化设计

高校物资设备采购管理的全过程包括：立项—设备计划—采购—合同—验收—建账—付款—项目评价。而现代信息化的今天，可以利用网络把各个环节通过网上标准化的流程来实现。网上标准流程设计可以由以下六大系统完成。

1.采购申请自动申报、统计系统。各部门的采购项目（在规定的限额以上）在网上申请，申请后就自动被录入到系统之中并进行数据统计，系统应提供多种统计（包括按采购方式统计、按资金来源统计、按设备名称统计、按供货商统计等）方式，同时能反映采购状态（待购项目、已购项目、收货验收状态等）。

2.采购管理系统。该系统能自动实现对高校政府采购法律法规所规定的采购方式的选择，提供相应的审批流程，并通过校园网络送达审批人手中，限时审批，网上审批。同时，能直观详细地显示采购的各种状态与信息（包括采购人、审批人、采购时间、合同号、供应商、付款情况、资产入账状态等），便于各相关采购人员和审批人员了解和监督。

3.采购评价管理系统。该系统的采购评价管理能根据采购物资（仪器、设备等）的质量和使用情况，提供包括故障原因、维修次数、使用寿命、供应商服务情况等资料，由使用部门在网上进行相应评价。

4.供应商管理系统。该系统的供应商管理要自动记录所有与高校合作过的供应商的详细资料，以及曾中标的项目内容和在高校的资信档案。

5.专家库管理系统。该系统的专家库管理要自动记录招标专家的详细资料、在高校参与的招标项目，并具备按要求自动抽取专家的功能。

6.采购信息管理系统。该系统的采购信息管理要协助管理设备采购资金，协助管理仪器设备的采购信息，提供统计分析和决策支持功能。

四 加强重要岗位的监督与审计

（一）加强负责人及管理人员的廉政建设，提高采购管理人员的整体政策水平

采购是一项面向市场、政策性强、涉及范围广、专业化水平要求极高的工作，既牵涉经济、法律方面的问题，又与各种产品性能和价格有关。因此，需要采购人员掌握社会科学、自然科学等诸多方面的知识。

加强物资采购风险管理教育。高校物资采购相关环节（如采购、招投标等）的管理部门要充分认识到物资采购的严肃性，认识到各环节风险管理的意义，能够主动有意识的自我检查。

（二）加强关键岗位人员轮岗制度

一般来说，高等学校物资采购和其他如组织人事、后勤基建、财务、招生、科研等都属于重要岗位和要害部门，属于高校腐败的“易发区”“多发区”。因此，实行“重要岗位人员”轮岗交流制度也是高校“治源防腐”的重要措施之一，是从源头上预防腐败的滋生蔓延，从干部管理过程中解决腐败的问题。

（三）加强监察部门对物资、教材、设备采购活动全过程监督。

1.采购方式的监督内容包括：对照省财政厅规定的集中采购项目及学校规定的集中采购项目，采购人是否严格按照程序申报项目并按核准的采购方式进行采购，应当公开招标的项目，是否实行公开招标，有无未经批准，擅自采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等其他方式进行采购的情况。

2.编制招标文件过程的监督内容包括：采购需求有无附加倾向性、歧视性条款，有无指定商品的品牌；招标文件是否规范。

3.招标过程的监督内容包括：政府采购活动是否严格按照《政府采购法》规定的基本程序进行运作；有无擅自更改或简化程序；在评审过程中，是否出现干扰评审专家评审的现象；整个采购过程是否遵循公开、公平、公正的竞争原则。

4.信息公告的监督内容包括：政府采购招标公告是否在指定媒体上进行公开发布；公告期限是否符合规定；政府采购项目执行情况是否公开；凡是采用《政府采购法》规定的采购方式进行采购的，其结果是否在指定媒体上进行公布。

5.采购合同的监督内容包括：采购合同是否符合政府采购的有关法律和政策；是否符合政府采购预算的要求；合同的主要条款是否符合招标文件的要求。

6.采购合同履约情况监督内容包括：在采购合同履行期间以及履行后，严格对合同条款把关，对合同的采购标准、采购质量和采购内容等事项进行核查；加强对合同履行情况的监督，防止出现以次充好，降低服务标准等违反合同或不完全履行合同条约的行为。

（四）加强物资、教材、设备的采购审计

高校物资、教材、设备采购审计是对采购全过程进行的审计，包含了对采购的计划、论证、预算、招投标、验收等一系列环节的评估和审查。

1.采购前期准备工作的审计；包括采购计划编制是否科学；是否符合规定的程序；采购项目是否列入年度采购计划；有无存在超计划、无计划采购的现象等。

2.采购招标过程的审计。包括是否按规定编制招标文件，评标要求、评标标准的合理性、规范性；审查开标、评标程序的规范性。定标程序、方法的合规性。

3.审查采购合同签约、履行和验收工作。审查参与验收的人员是否包括采购部门、资产管理部门、使用部门、监督部门等有关人员和一定数量的专家，审查验收工作是否按照采购文件和合同有关条款的要求，对应验收对象的数量、规格型号等的符合性进行检查^[3]。