如何处理突发任务

最近有个小伙伴向我抱怨，说他好不容易学会了时间管理，感觉列出任务、执行任务的工作方法很好，但现在发现根本执行不下去，因为在执行任务的过程中，经常会被一些突发情况打断，后面的计划都会受到影响，整个时间安排都乱了，导致时间越来越难管理。

这种情况其实很常见，时间管理的理想状态是大家每天把自己需要做的任务列出来，然后按自己的计划安排时间去执行，但是这在实践过程中并不能达到理想状态。

突发任务是指不包含在计划中，但比较紧急，必须当下做的。如果遇到的事情不是很紧急，时间可以推后，如放到明天去执行，就不会影响到今天的计划。所以，遇到计划被中断的情况，先要判断是不是紧急，是不是必须当下做。

那面对紧急的、必须当下执行的事又该如何处理呢？

设置缓冲时间

建议大家在分配自己一天时间的过程中，最好能留出半小时到一小时的缓冲时间。有了这一部分时间，当遇到突发任务，一天的时间就不会受到很大影响，但如果没有缓冲时间就很容易引起计划混乱。

这个小伙伴刚开始学习时间管理，喜欢把每一天都安排得很紧凑，几点到几点做什么。先不说这样安排能不能执行下来，安排得太紧凑，一旦遇到突发任务，后面所有的任务都要往后推，就不能严格按照计划来执行了。

表2-7-1

而且，如果今天的任务推到明天，明天的的任务也会受到影响，这样计划和时间都需要重新安排。但如果每天有个缓冲时间，这种情况就会减少。

如果没有遇到突发任务，可以把这部分时间拿来做一下回顾，甚至可以提前完成明天的任务。

缓冲时间建议每天最好是半小时到一小时，另外每周周末最好也有半天时间，可以集中处理这周落下的任务，不影响下周的进度。

调整心态

大多数人们都喜欢有规律、有计划地做事，因为这样可以控制做事的节奏。一旦计划被打乱，首先人的情绪会很烦躁，对突发的任务有排斥感。如果带着这种情绪去执行突发任务，注意力将难以集中，效率也不会高，花的时间反而会更多。因为集中注意力需要能量，而生气、抱怨会消耗能量，所以要保持能量就尽量保持情绪的稳定。

遇到突发任务，给自己一些暗示，计划肯定是会遇到变化的，时间也不是完全由自己掌控的。

因为每天要接触的任务不是由自己决定的，工作任务是由领导决定的，生活任务是由家人决定的，只有自己那点儿事才是自己可以决定的。所以，不要抱怨，不要生气，这是很平常的。

保持平常心，集中精神去完成突发任务，尽早做完就可以继续自己的计划了。

整体评估

遇到突发任务，千万不要拿来就直接开始做。拿到任务后，一定要先总体上看一看，大概执行步骤有哪些，执行过程中可能会遇到哪些问题；根据这些执行步骤和可能遇到的问题，来评估大概需要多长时间。

图2-7-1

接下来，根据你评估的时间，先把今天计划的任务进行一下调整，看看哪些是可以放到明天去执行的，哪些是可以推后的，或者哪些是可以转交给别人做的。把后面的事都安排好，再回过头来执行突发任务，你的心里就会有数，不会很慌乱。

以上是遇到突发任务处理的三个步骤，再详细的计划也无法达到完全可控，遇到突发任务不要烦，按照这三个步骤来执行，突发任务也会处理得很好，这其实也是时间管理的重要一步。