没必要亲力亲为的事，学会“say no”或者“transfer”

明白了收集任务的重要性，于是每天早上开始进行专注收集，今天的任务有：

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在执行任务的过程中同时会进行随时收集，但一段时间后，你会发现每天随时收集的事情甚至比专注收集的事情还要多。

在执行过程中，领导可能突然分配了新的任务，让你带一位客户参观公司；同事来请教项目报告该怎么写；别的部门的同事来咨询项目进展……

把这些也收集起来后，今日待办就变成了下面这样：

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本来今天工作上的三件事是可以完成的，但一下子又加了三件事，时间不够用，就又要加班了。

这时就需要提醒大家学会适时说“不”。并不是所有的事情都需要自己亲自去做。学会拒绝，保持自己的工作节奏，这样才能保证今日待办事项都能按时完成。

不会拒绝，会导致自己计划的事情和答应的事情都没有办成。

所以，在答应别人之前先要进行分析，一是分析自己计划的事情能不能按时完成；二是如果答应了别人，答应的事情能不能保证按时完成。只要这两方面中有一方面是不能实现的，那就要拒绝，勇敢说“no”。

一说拒绝，大部分人都会担心影响同事之间的关系，影响领导对自己的看法，等等。这里需要调整一下心态，帮助别人要在自己有时间、有精力的前提下进行，而不是靠牺牲自己来帮助别人。

职场看重的是工作结果，而不是过程，如果你的工作一直是忙东忙西，最终结果却不怎么样，影响到整个项目的进展，甚至影响到公司的业绩，同事和领导对你的印象还能好吗？如果你保持自己的工作节奏，能够按时按量完成工作，给同事和领导的印象反而好。

当然，我们的拒绝不是冷冰冰的拒绝，而是友好委婉的拒绝。

员工对管理者说“不”

领导新分配的事，大多数人都不会拒绝，或者不敢拒绝，这样自己的工作量就会加大，不能保证按时完成所有工作。

领导为什么会给你不断增加工作，很大一部分原因是领导不知道你现在正在做什么，还有哪些事情需要去做。当他明白你当前的工作状态，新分配工作时就会重新考虑。

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所以，拒绝领导最有效的方法是把你今天的待办列表拿给领导看，说明今天有这些事情需要做，如果再添加新的任务，无法保证能按时完成。可以让领导来做选择，是做新的任务，把已有的任务往后排，还是把新的任务往后排。

学会对管理者说“不”，可以减少新增任务。

对同事说“不”

同事之间的交流大多是讨论问题、咨询或请教工作内容。

面对这些事情，第一种方法是直接分析。和同事说明你正在做哪些事情，这些事情的重要性和完成期限，直截了当地让同事明白你现在没有时间，可以换个其他时间。

第二种方法是问题转移，同事向你请教一些问题，有相关的资料，如文字、网址等，可以直接把这些资料交给他，让他自己看，不需要自己亲自去解决；你也可以说明你现在没时间，这个问题某人也会，可以去请教他，把这件事情进行转移。

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管理者对员工说“不”

如果你是一个管理者，更要学会拒绝，管理者的工作内容是进行决策、确定方向，并不是所有的事都要亲自参与，特别是一些琐碎的事。

管理者要学会放权，让下属养成独立的习惯，让下属学会承担责任，学会自己来做决定，这样可以减少大部分零碎的事情。

学会拒绝，可以减少新增任务，有些无法拒绝的，就需要收集起来，收集完成后，需要评估今天能否完成。如果时间确实有些紧张，就需要把一些任务转移出去，让别人去做，如带客户参观公司。尽量让自己的时间和精力集中在最重要的事情上。

学会转移

进行转移也要分两种情况。

如果你转移出去的这个人比较认真负责，让你很放心，那么这项任务就可以从今日待办中直接删除；

如果你转移的这个人是让你不太放心的，同样可以在今日待办中删除，但是需要新增一个确认的任务。把交水费的任务交给了家人，到时候你还要确认一下家人有没有按时交。这样的任务，不需要你亲自去做，但是需要你来进一步确认。

最后形成的今日待办列表是这样的：

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经过拒绝和转移后，剩下的这些任务都是需要自己亲自去做的。