1.6 备份与恢复——给文件加个保险

有时在编辑Excel文档时，由于断电或其他原因导致文档未保存就异常退出，当再次打开文档时却发现之前编辑的内容不见了。那么该如何恢复没有保存的Excel文档呢？

1.6.1 自动保存与恢复

首先要做的事情就是开启Excel自动保存文档功能，可以让数据丢失的可能性减少到最低，如图1-58所示，设置自动保存的时间和自动恢复的文件位置。

图1-58 文档自动保存设置

如果遇到异常情况，可以通过之前所设置的【自动恢复文件位置】目录中恢复未保存的文档。也可以通过命令来恢复未保存的工作簿，如图1-59所示，功能简单却可以解决大问题。笔者建议还是养成良好的文档保存习惯，在文档编辑过程中经常保存，快捷键是【Ctrl+S】。

图1-59 恢复未保存文档设置

1.6.2 重要文件生成备份

在使用Excel时，存在着这样一群用户：每周、每月、每季度、每年都要汇总各类相同格式的表格，只是数字有些变化而已。很多人为了图方便，都是打开上一次的报表，修改数据后一保存就覆盖了上个月的报表数据，上个月的报表就立马丢失了。

为了不出现这种尴尬，微软早就设计出这样的功能，文件保存时同时备份原有文件的功能。现在就告诉大家，选择【文件】-【另存为】-【工具】，在展开的选项中选择【常规选项】，在打开的【常规选项】对话框中勾选【生成备份文件】复选框，可以设置密码，也可以不设置密码，如图1-60和图1-61所示。

图1-60 设置自动备份位置

图1-61 自动备份设置效果

图1-62 打开备份文件提示窗口