2.4.1　Access

本书仅介绍Access 2007版本，它是Microsoft Office 2007系列软件之一。Microsoft Office Access 2007可以让用户使用改进界面及交互式设计功能，用户不需要具备专业的数据库知识，就能轻松快速地跟踪和报告信息；使用预建数据库解决方案，可以轻松开始使用、修改，并使其适应不断变化的业务需求；从电子邮件表单收集信息或从外部应用程序导入数据，创建和编辑详细报告，显示分类、过滤和分组信息，可以为做出更加有根据的决策提供方便。用户可使用Microsoft Windows SharePoint Services技术列表与其他人共享信息，在此审核修订历史记录，恢复删除信息，设置数据访问权限，并对其进行例行备份。

具体来说，与以前的版本相比，Access 2007具有以下的优点。

1.用新用户界面可以更快地获得更好的结果

Access 2007通过面向结果的重新设计的用户界面、新导航窗格和带有选项卡的窗口视图，为用户提供一种全新的体验。即使没有数据库经验，任何用户都可以开始跟踪信息和创建报告，做出更加有根据的决策。

2.直接从数据源收集和更新信息

Access 2007可以使用Microsoft Office InfoPath 2007或HTML，为保持表格业务规则的数据库收集信息，创建带有嵌入表单的电子邮件。回复的电子邮件会填入并更新Access 2007表格，不需要重新键入任何信息。

3.创建具有相同信息的不同视图的多个报告

在Access 2007中创建报告是一种真正的“所见即所得”。用户可以修改具有实时视觉反馈的报告，并为不同的用户保存各种视图。新的分组窗格和过滤与分类功能可以帮助显示信息，以便做出更加有根据的决策。

4.通过Access 2007的丰富客户端功能跟踪Windows SharePoint Services列表

Access 2007用作多信息客户端界面，以便用Windows SharePoint Services列表分析和创建报告。用户甚至可以让列表脱机，然后在重新连接到网络时同步进行任何更改，使用户可以方便地随时使用数据。

5.将数据移到Windows SharePoint Services的技术提高了管理能力

通过将数据移到Windows SharePoint Services技术，提高数据透明性。这样，用户可以例行地将数据备份到服务器上，恢复删除数据，跟踪修订历史，设置访问权限，从而更好地管理信息。

6.访问和使用多个数据源的信息

通过Access 2007，用户可以将表格链接到其他Access数据库、Excel电子表格、Office SharePoint Server站点、ODBC数据源、Microsoft SQL Server数据库及其他数据源。用户可以使用这些链接的表格轻松创建报告，从而在更加全面的信息集合上做决策。

7.使用预建解决方案快速开始使用

用户可以通过一个丰富的预建解决方案库，立即开始跟踪信息。其中，表单和报告已经建好，以便用户使用。此外，用户也可以自定义解决方案，满足自己的业务需求。联系人、问题跟踪和资产跟踪只是Access 2007所带现成解决方案的一小部分。

8.快速创建表格，无须担心数据库复杂性

有了自动数据类型检测，在Access 2007中创建表格与使用Excel表格一样轻松。键入信息时，Access 2007将识别这些信息是日期、货币，还是任何其他常见数据类型。用户甚至可以将整个Excel表格粘贴到Access 2007中，通过数据库功能跟踪信息。

9.与Windows SharePoint Services共享信息

使用Windows SharePoint Services和Access 2007与同一个项目中的其他人共享Access 2007信息。通过两个应用程序的功能组合，项目成员可以直接通过Web界面访问和编辑数据，并查看实时报告。

10.拥有针对更多情景的新字段类型

Access 2007可以采用附件和多重数值字段等新字段类型。用户可以将任何文档、图像或电子表格附加到应用程序中的任何记录。有了多重数值字段，用户可以在每个单元格中选择多个值（如将某任务分配给多个人）。