第一节 设置账户

一、设置账户的意义

一个企业的经营资金，从其资金的运用方面看，是各项资产；从其资金的来源方面看，是各项负债和所有者权益。企业的资产、负债和所有者权益是企业经营资金的两个不同方面。企业在生产经营过程中，由于人力、物力和财力的消耗，不断地发生费用支出；由于产品生产，不断形成产品成本；由于产品的销售，收入的实现，不断取得业务收入和其他收入；由于税金的解缴和利润的分配，不断使企业经营资金退出企业。所有这些经济业务的发生都会引起企业资产、负债和所有者权益发生增减变化，并且都要反映到企业财务报表内有关项目的记录中去。是否对每一经济业务所引起资产、负债和所有者权益的变化，都要在企业财务报表中有相应的反映呢？当然不可能也没有必要采用发生一笔经济业务就编制一次财务报表的办法。因为一笔经济业务只能引起财务报表内少数项目发生变化，为此而一次又一次地编制财务报表是得不偿失的。况且，这样一次一次地编表并没有记录企业经济业务，也没有加以分类归纳，更不能反映出由于企业经营过程的进行而引起的企业资产、负债和所有者权益的变化情况及其结果。要系统地、分门别类地、连续地记载企业的生产经营情况及其资产、负债和所有者权益的增减变化结果，便于提供完整的财务报表信息，就必须设置账户。

设置账户是根据经济管理的要求，按照会计要素，对企业不断发生的经济业务进行日常归类，从而反映、监督会计要素各个具体类别并提供各类动态、静态指标的一种专门方法。设置账户是会计的一种专门方法。账户是用来记录各个会计科目所反映的经济业务内容的一个空间或场所。每一个账户既要有明确的内容（这个内容是由会计科目决定的），又要有一定的结构和便于记载的格式。如果将性质相同或者相近的经济内容归纳为一个项目，每一个项目设置一个账户来记载，这样每一个账户就代表某一类的经济内容。每一个账户都是根据企业经济管理的要求，按照会计要素分类的项目所设置的。会计要素的分类项目，在会计上称为会计科目。会计科目是账户的名称，是不同经济内容即会计要素的分类标志。例如，企业日常经营活动中少不了库存现金，为了反映和监督库存现金的收支及其结存情况，企业可以设置一个“库存现金”账户把有关现金收入和现金支出逐笔地记载在该账户内。这样，既可以在这个账户中看到库存现金的每笔收支和全部收支，又可以随时结算余额，知道企业出纳手中还结余多少现金。

企业日常发生的大量经济业务全部都要按照会计要素的分类标志——会计科目分门别类地记载在各个账户之中，并在账户之间进行清理结算。企业的财务状况和生产经营结果需要通过各个账户来反映，企业的债权、债务及所有者权益需要通过有关账户来监督以保证其财产完整无缺。因此，设置账户是做好会计工作、完成会计任务的重要环节。

一个企业应该怎样设置账户、设置多少账户，是由企业会计科目决定的。会计科目的设置又取决于会计要素分类的大小。会计要素分类的大小最终取决于企业管理要求、管理水平、规模大小、业务繁简程度，既不要过分复杂烦琐，增加不必要的工作量，又不要过分简单粗糙，使各项会计要素混淆不清，不能满足会计信息使用者的需要。

综上所述，设置账户具有以下两个重要作用：

（一）按照经济管理的要求分类地记载和反映经济业务

如果企业没有设置账户，会计人员不能将企业发生的经济业务按照科学的方法进行整理分类、记录反映和归纳综合，其结果只能提供杂乱无章、无头无绪的无用信息。通过设置和运用账户，对企业发生的经济业务进行整理分类，科学归纳，再分门别类地记录，可以提供各类会计要素的动态和静态指标。

（二）为编制财务报表提供重要依据

企业财务报表是定期对企业日常核算资料进行汇总，综合、全面、系统地反映企业财务状况和经营业绩的重要信息文件。财务报表的信息是否准确，在很大程度上取决于账户的记录结果是否正确，因为财务报表是根据账户的期末余额和发生额编制的。账户的记录发生了错误将直接影响财务报表信息的正确性。因此，合理地设置账户，正确地将经济业务记入账户，是会计核算工作最基本的、最重要的环节。

二、账户的基本结构

账户的结构（Account Structure）是指账户由哪些内容构成。由于设置账户的目的是按照会计要素的具体类别记录经济业务并提供其动态和静态指标，而会计要素的具体类别的内容的变动又总是以“增加”“减少”的形式表现出来的，因此在设计账户结构时，一般应有三个基本部分，即账户名称、账户方向、账户余额。其格式如表3-1所示。

（一）账户名称

账户名称（Account Title）就是会计科目。给账户冠上名称后，就为账户所登记的经济内容进行了规定，即只能登记规定范围以内的经济内容，不能登记规定范围以外的任何经济内容。只有这样，才能分门别类地、清晰地记录和归类反映企业发生的经济业务，提供有用的会计信息。这就像每个人为什么要有一个姓名一样，如果所有的人都没有姓名，那是无法区分、无法管理的。

（二）账户方向

账户方向（Account Direction）是指在账户的什么地方记录经济业务增加和减少，也就是说在账户中怎样反映经济业务的增加和减少。

在借贷记账法中，账户有借方（Debit or Dr）和贷方（Credit or Cr）。早在1211年，佛罗伦萨银行就设有两套会计账簿，现珍藏于佛罗伦萨梅迪切奥·劳伦齐阿图书馆。这两套会计账簿记账形式均为上下叙述式，每张账页分为上下两部分，账页的上部为借方，账页的下部为贷方。随着会计的发展，现代会计的账户一般分为左方和右方。左方为借方，右方为贷方。究竟哪一方记录经济内容的减少，哪一方记录经济内容的增加，取决于账户的经济性质。账户按其经济性质一般分为资产类、负债类、所有者权益类、费用类、收入类五大类账户。资产类账户和费用类账户的借方登记增加，贷方登记减少；负债类账户、所有者权益类账户和收入类账户的借方登记减少，贷方登记增加。具体形式如表3-2所示。

我们可以用一个T形账户加以说明。具体内容如表3-3所示。

（三）账户余额

账户余额（Account Balance）指账户借方总金额与贷方总金额之间的差额。如果账户期初借方余额加本期发生额大于本期贷方发生额，就称为借方余额。如果账户期初贷方余额加本期贷方发生额大于本期借方发生额，就称为贷方余额。一般情况下，资产类账户和费用类账户的期末余额在借方。相反，所有者权益类账户、负债类账户的期末余额在贷方。

费用账户的余额与资产账户的余额计算相同，所有者权益账户的余额与负债账户的余额计算相同。

为了教学上和科研上的方便，我们这里介绍的账户结构是采用T字形的账户结构。在实际工作中，为了满足企业经济管理和会计核算的需要，账户的结构与这并不完全一致，甚至有些账户的结构相当复杂，见表3-4。但是，账户中作为专门记录经济业务“增加”“减少”和“余额”这三个内容总是不可缺少的。因此，账户的“借方”“贷方”和“余额”，也就成为账户名称之外的最基本的组成部分——基本结构。

表3-4的账户格式是实际工作中经常使用的。上端标明账户名称，如“固定资产”“银行存款”一类名称。第①栏是年月日栏，记载登记账户的日期。第②栏是凭证号数栏，记载记账凭证种类号数。第③栏是摘要栏，用简洁的语言说明经济业务的内容，如“从银行提现备用”“报销差旅费”一类内容。第④栏是借方金额栏，记载经济业务发生引起该账户借方发生额的数额。第⑤栏是贷方金额栏，记录经济业务发生引起该账户贷方发生额的数额。第⑥栏和第⑦栏作为余额栏之用，如果是借方余额，在第⑥栏写一个“借”字并将金额填在第⑦栏；如果是贷方余额，则在第⑥栏写一个“贷”字并将金额填入第⑦栏；如果借贷轧平没有余额，则在第⑥栏写一个“平”字，在第⑦栏余额栏填一个“0”。