2.7 修订、批注与对比文档

在递交新制作的文档前，可以先让其他审阅者使用修订、批注及对比功能检查文档，之后根据其他审阅者的批注和修订，修改文档，使文档准确性更高，更加专业。

2.7.1 修订

什么是修订功能呢？Word具有自动标记修订过的文本内容的功能，也就是说，可以将文档中插入的文本、删除的文本、修改过的文本以特殊的颜色显示或加上一些特殊标记，便于以后再对修订过的内容作审阅。（素材文件\ch02\2.7.1.docx）

（1）修订功能在哪里。

单击【审阅】选项卡的【修订】组中的【修订】按钮。

在弹出的菜单中单击【修订】，进入修订模式。

（2）使用修订功能。

以下面一篇文档为例，来详细看看修订功能的使用。（素材文件\ch02\2.7.1.docx）

进入修订模式后，选中第一段和第二段，将其居中显示，并将字号调整为“二号”，得到如下图所示的结果。

在修订模式下，不同用户的修订操作会用不同的颜色来显示，以示区分。默认专题下，新插入的内容以单下画线显示，删除的内容则会显示删除线，所有修订内容会有外框线显示。当然，这些是可以由用户自己设定的。单击“修订”组右下角的图标，出现如下图所示的【修订选项】对话框。

单击【高级选项】按钮，会得到如下图所示的【高级修订选项】对话框。你可以根据自己的喜好进行设置，设置完成后单击【确定】按钮即可，这里不再一一介绍。

有时候，可能一个文档会有多人进行修改，那么怎么区分呢？当然是按Word的用户名来区分的，看下面这个图。下面这个图有3位老师对文档做了修改，分别是“帅老师”“美老师”和“坏老师”。

（3）修订的接受与拒绝。

单击【审阅】选项卡中的【更改】组。

对于上面文档的修改，我觉得“帅老师”和“美老师”修改的很对，我要接受，该怎么做呢？选中“帅老师”的第一条修订，单击【更改】组中的【接受】按钮，在弹出的子菜单中单击【接受此修订】。原文档就会按照该条修订进行更改，并删除该修订记录。

接下来选中“坏老师”的修订，单击【更改】组中的【拒绝】按钮，在弹出的子菜单中单击【拒绝更改】，得到如下图所示的结果。

接下来“坏老师”又做了一个修订。

重点是，“坏老师”单击了【修订】按钮下的子菜单中的【锁定修订】。

并在弹出的【锁定跟踪】对话框中，输入密码“123”，单击【确定】按钮。

接着，你就发现“接受”和“拒绝”按钮都变成了灰色的，也就是不能使用了……也就是说，“坏老师”锁定了自己的修订！

现在怎么办？只要拿到密码就可以了！再次单击【锁定修订】，就会弹出【解除锁定跟踪】对话框，输入密码，单击【确定】按钮即可。

2.7.2 批注

批注其实很简单，批注就是别人对你的文档提出一些修改意见，然后供你参考。它与修订不同，修订是直接做了修改，而批注并没有。打开【审阅】选项卡下的【批注】组。（素材文件\ch02\2.7.2.docx）

选中“性十足”，单击【新建批注】按钮，并在批注里写上“是不是少了一个‘个’字？”（素材文件\ch02\2.7.2.docx）

当作者看到这个批注后，发现确实少了一个“个”字，然后他就补上了一个“个”字。

修改完成后，选中批注，单击【删除】按钮，删除该批注。

然后，文档就变成下面的文档了。

2.7.3 对比文档

你花了一个星期的时间做了一个非常漂亮的文档，当你需要交给老板的时候，突然搞不清哪个是最新的怎么办？对比文档来帮你！

下面我们就一起来看看具体操作吧！（素材文件\ch02\2.7.3.docx）

将其保存为“狮子座男性.docx”。然后对它做一些简单的修改，如删除了第2行“出身贫寒”，并又加了一个“出”，删除了第5行“中小小的”，另存为“狮子座男性2.docx”。

然后进行比较，单击【比较】按钮。

在【原文档】中选择“狮子座男性”，在【修订的文档】中选择“狮子座男性2”。

单击【确定】按钮，得到如下结果。