4.技术：沟通计划

很多工作需要充分沟通才能完成。确立目标，达成共识需要沟通；明确职责，分工协作需要沟通；工作汇报、交流还是离不开沟通。沟通不畅，是很有可能劳而无功的。

一位教授正精心准备在一个重要会议上的演讲。为此，他老婆专门为他选购了一套西装。晚饭时，老婆问西装合身否，教授说上身很好，裤腿长了两厘米。

晚上教授早早就睡了。教授的妈妈却睡不着，琢磨着这么重要的演讲，西裤长了怎么行，于是翻身下床，把裤腿剪掉了两厘米，缝好烫平，然后安心入睡了。

早上五点半，教授的老婆睡醒了。因为家里有大事，所以她起得比往常早些。想起教授的西裤，心想时间还来得及，便拿来西裤又剪掉两厘米，缝好烫平，惬意地去做早餐了。

不一会儿，女儿也早早起床，看到妈妈的早餐还没做好，就想起爸爸西裤的事情，寻思自己也要为爸爸做点事，便拿来西裤，剪短两厘米，缝好烫平……

大家说说，这条裤子还能不能穿？

故事中的人物因为沟通不到位，付出了三倍的劳动，得到的结果却是废了一条裤子，还影响了教授的演讲。究其原因，首先教授没有明确目标和分工——裤子要不要剪短，由谁来剪；其次家庭成员在行动之前没有向其他成员确认由谁执行剪裤腿的任务。

（1）沟通原则

在项目沟通中，应遵守及时、准确以及信息量恰到好处三个原则。

①及时。必要的信息要在第一时间向利益干系人传达，要保证上下、平行沟通渠道的顺畅。此外，项目沟通应在合适的时间将适当的信息，通过当前的渠道发送给适当的利益干系人，并确保利益干系人理解。

②准确。不论是书面的还是口头的，信息传达一定要准确。为了保证信息传递的准确性，可以借助金字塔思维来表述（见图2-18）。

图2-18 金字塔思维

金字塔思维完全适用于书面写作和口头上的沟通，无论是正式的还是非正式的。

③信息量恰到好处。信息量的传递要恰到好处，信息过多，倾听者容易忘记；信息过少，则降低信息传递效率。信息量的传递应遵守7±2原理。

即年轻人的记忆广度大约为7个单位（阿拉伯数字、字母、单词或其他单位），称为组块。

因而我们在沟通和书写中应遵守这个原则，例如向某位下属传达一项任务时信息组块最好不要超过7个；同样，成员之间的沟通（限于一个问题）也要保持在7个信息组块左右。

（2）沟通计划

首先，要明确沟通的两个层面，一是针对项目组内部的沟通；二是针对与高层和顾客的沟通。分析这些利益干系人，确定他们的需要和期望是什么之后，对这些期望进行管理和施加影响，并确定沟通计划。沟通相关方及沟通方式如表2-6所示。

表2-6 沟通相关方及沟通方式

其次，制订沟通管理计划。说明待分发信息的形式、内容、详细程度和要采用的符号规定与定义，制订出信息发生的日程表。华为的客户考察沟通计划如表2-7所示。

表2-7 华为的客户考察沟通计划

应随着项目的进展程度而对沟通计划进行更新和细化，以保证其可行性和准确性。