3.秘书与助理的区别

秘书与助理的关系非常密切。有人说：“昨日秘书，今日助理。”也有人说：“小秘书，大助理。”这些话表达的是一个意思，秘书和助理在服务对象、岗位性质、工作内容、未来发展上没有本质区别。秘书是助理的过去，助理是秘书的未来，秘书“长大了”，就变成了助理，二者的区别主要是所处阶段不同或位置不同。

秘书是辅助型岗位，只负责执行；助理则是领导的左膀右臂，需要出谋划策、协助管理公司。在普通员工眼中，助理是一定程度上的准上级，或者已经属于高管。秘书和助理在工作内容和薪资水平这两个维度上还是比较容易区分的。

但在真正的职场中，秘书和助理不太容易直接通过岗位名称区分。有的人叫秘书，但实际上已经是助理了；有的人叫助理，但实际上干的都是秘书的工作。

例如，你刚毕业就进入A公司做总经理秘书，刚开始的工作内容很基础，就是做一些跑腿、打杂的工作。随着你的工作能力越来越强，领导越来越信任你，你的工作难度也越来越高。工作了5年以后，你的工作内容逐渐向管理方向靠拢，你开始参与公司发展规划制定、监督、决策及人力资源管理等方面的工作。从工作内容来说，你已经从秘书变成助理了，这时再称你为总经理秘书其实已经不够准确了。不过，大家已经习惯称你为总经理秘书了，一般不会特意改称你为总经理助理。

再如，你在找工作时向B公司投递了简历，应聘总经理助理岗位。面试时，HR说这个岗位非常重要，领导非常重视。等你入职后才发现，这个岗位干的工作只是跑腿和打杂，就像一位高级保姆，花瓶和生活助理属性极强。

A公司这种情况比较有代表性，在各类企业里都有可能发生；而B公司这种情况主要发生在一些民营企业。事实上，不同的企业在定义这个岗位时，严谨程度是不一样的。

在国企里，较少设置助理岗位，较多设置秘书岗位，而且男性秘书居多。总经理秘书的地位较高，有人甚至私下称其为“二号人物”。秘书常年跟随领导，能力强的一般会晋升上去，能力不够强的则会很快暴露自己的缺点，被调到其他部门。女性秘书工作稳定性比较强。能力强、机遇好的女性秘书也会有很好的发展。

在外企里，较多设置助理岗位，而且女性会相对多一些。

下面是常见的助理岗位：

●GMA，全称为General Manager Assistant，即总经理助理；

●EA，全称为Executive Assistant，即执行助理；

●PA，全称为Personal Assistant，即私人助理；

●BA，全称为Business Assistant，即业务助理；

●TA，全称为Team Assistant，即团队助理。

在民营企业里，情况稍微复杂一些。大型上市民营企业在组织架构和用人上比较规范，跟国企和外企有不少相似之处。例如，有的公司管理规范、组织架构清晰，岗位就会分得比较细，可能会设置总经理办公室（简称“总经办”），由一位总经办主任带领一位总经理助理和一位总经理秘书，共同服务于总经理。如果是这种情况，秘书和助理就分得很清楚，秘书是秘书，助理是助理。有的公司则会招聘几位甚至十几位秘书或助理，分别负责不同的工作，如文字秘书、会务秘书、生活秘书、执行秘书和业务秘书等，或者叫做“一秘”“二秘”“三秘”等。不过，在大多数中小型民营企业里，秘书和助理往往被混为一谈。例如，有的公司以助理的名义对外发布招聘信息，应聘者进入公司后实际上干的多是秘书类工作。

原本，秘书岗位和助理岗位是很好区分的。从工作广度来说，秘书只要办好文、办好会、办好事就是一位合格的秘书，但助理在企业战略管理、运营管理、业务开拓、文化建设和人才培养等方面都有不同程度的参与；从工作深度来说，即便负责相同的工作，秘书和助理的参与程度也是不同的。例如，同样是做会务管理，秘书一般只需要做好会前准备，包括做好PPT、准备好会议资料、调试好会议设备等，然后做好会议记录即可。但是，对助理来说，会议发挥的是管理功能，会议是管理者了解、部署、检查、督促工作的重要手段。助理参会不是为了“凑人头”，助理应该在会前跟领导沟通此次会议要达到什么目的、怎么开、具体内容有哪些（议程）、如何通过会议推动工作等。

不过，由于三个现实原因，秘书和助理这两个岗位常常被混淆，难以区分。第一，秘书和助理在工作内容上有重合之处；第二，同一个岗位在不同企业里的叫法不一，即便岗位名称相同，工作内容也可能存在很大的差异；第三，部分企业因为各种原因将秘书岗位和助理岗位混在一起，难以区分。

准确定义是为了做好区分，做好区分是为了找准发展方向。从这个意义上来说，我们也可以直接根据工作能力，按照秘书或助理岗位在工作中发挥的实际作用，将其发展阶段划分为初级助理、中级助理和高级助理，这样划分可能更有实际指导意义。